Obračun PDV – problem?

Jovana Erakovic    Novosti, Upravljanje dokumentima     obracun PDV, Upravljanje dokumentima

10. je u mesecu. Poreska uprava radi do 15h. PDV još nije obračunat! Od same pomisli, glava vas zaboli. Veliki deo potrebnih dokumenata ne znate gde je, deo stoji neraspoređen po registratorima, deo dokumenata vam je u elektronskom obliku, deo dokumenata klijenti jos nisu ni poslali (imaju iste muke kao i vi). Zvone telefoni, vi zovete, ne možete da dođete do osoba koje vam duguju dokumenta, zovu vas da im ponovo pošaljete vaše fakture, jer su ih izgubili, frka, panika, stres, knjigovođa vrišti nad glavom… Glavni problem, GDE su dokumenti?

Zapitate li se zašto se nalazite u ovoj situaciji svakog meseca? Da li se možete spasiti stresa? Postoji li rešenje?

Rešenje postoji. Uz samo malo truda, obračun PDV-a može biti olakšan, ubrzan, a stres smanjen  pomoću sistema za upravljanje dokumentima.

Problem treba rešiti u korenu, a to je ulaz dokumentacije u vašu firmu. Potrebno je sve pristigle dokumente (pristigli oni poštom, faksom, emailom ili bili donešeni) istog trenutka arhivirati i klasifikovati.

Sistem za upravljanje dokumentima NetDokumenti će kompletan posao odraditi za vas, vi samo treba da ubacite dokumente u sistem.

Pitate se kako? Lako.

Dokumente donešene i pristigle poštom potrebno je odmah skenirati, a sistem će prepoznati na osnovu naziva ili sadržaja kog je tipa dokument, kom klijentu pripada i u koju arhivu treba da se sačuva.

Ukoliko pak dokumente dobijete faksom ili emailom, oni će se automatski poslati na NetDokumente i sistem će ih takođe klasifikovati i arhivirati u odgovarajući folder.

Na ovaj način, uz vrlo malo truda, svu vašu dokumentaciju imaćete klasifikovanu, kategorizovanu na jednom centralizovanom mestu, odakle ćete uvek moći da im pristupite, da ih pošaljete i što je najvažnije da ih ispratite od momenta ulaska u firmu do njihovog knjiženja.

Vaš knjigovođa, ma gde se on nalazio, može da ima pristup dokumentima po osnovu kojih će obračunati PDV, a kako koji dokument proknjiži, dokument se automatski odlaže u odgovarajuću arhivu proknjiženih dokumenata.

Uz uštede od oko 80%, NetDokumenti vam pomažu da proces obračuna PDVa, prođe bez stresa,  kao i da cela procedura bude završena na vreme i bez ikakvih poteškoća.

Da li želite da saznate više i da pogledate kako to u stvari radi u praksi? Ako želite kliknite na dugme “Želim još”!

Zašto je sistem za upravljanje dokumentima važan?

Jovana Erakovic    Upravljanje dokumentima     elektronska arhiva, sigurnost podataka, Upravljanje dokumentima, usteda

Da li ste ikada imali problem da pronađete vaša dokumenta? Hitno vam je potrebna faktura od pre dve godine, a vi nemate ideju gde, u kom registratoru se nalaze fakture iz 2009. godine. Koliko puta ste izgubili sate i sate na traženje nekog dokumenta u pretrpanoj arhivi papira?

Sve ove, a i još mnogo problema vrlo jednostavno rešava sistem za upravljanje dokumentima poznatiji kao DMS (engl. Document Management System). Definicija sa wikipedia.org govori nam da je dokument menadžment sistem skup programa za praćenje i arhiviranje elektronskih i papirnih dokumenata u odgovarajuću bazu podataka.

Ako uzmemo u obzir podatke do kojih se došlo prilikom jednog istraživanja:

• da kancelarijski dokumenti čine više od 80% znanja kompanije (dopisi, ugovori, nacrti, odluke…)

• da 90% kompanijskih dokumenata prolazi kroz više ruku nego što je potrebno unutar kompanije, što usporava poslovanje, a samim tim predstavlja i dodatne rizike (npr. neovlašćen pristup dokumentima)

• da se 7,5% dokumenata izgubi

• da se 3% dokumenata pogrešno zavede

• da se u proseku dokument kopira 19 puta u toku svog životnog ciklusa

• da se do 50% vremena zaposlenih koji barataju sa dokumentacijom, potroši na pretraživanje dokumentacije i traženje informacija, a samo 5-15% na čitanje informacija

• da se obim dokumentacije svake godine povećava za 22%

dolazimo do jednostavnog zaključka da upravljanje dokumentima organizacije predstavlja prilično veliki i ozbiljan problem sa kojim se preduzeća i druge organizacije svakodnevno suočavaju.

NetDokumenti predstavljaju online sistem za elektronsko upravljanje čije su mogućnosti znatno proširene. Omogućeno vam je brzo i kvalitetno skeniranje poslovnih dokumenata što predstavlja jednostavan način za konverziju vaših papirnih dokumenata u elektronski oblik. Posle konverzije možete lako pregledati, distribuirati, čuvati ili ponovo doći do vaših dokumenata, jednostavno sa vašeg računara.

Ovaj sistem obezbeđuje uvoz i čuvanje elektronskih dokumenata, uvoz i prepoznavanje teksta po potrebi (OCR) sa papirne dokumentacije, dodavanje indeksnih oznaka, napomena, komentara, rukom pisanih oznaka i elektronsko potpisivanje skoro svakog formata dokumenta. Sam dokument, međutim ostaje neizmenjen. Omogućena je i razmena podataka sa dokumentima iz drugih poslovnih aplikacija. Sve ovo je praćeno povećanjem sigurnosti podataka, kako od gubitaka, tako i od neovlašćenog pristupa.

Korišćenjem ovog softvera svakako ćete uštedeti vreme, prostor i novac, redukovaćete nivo stresa i podsticaćete rad u ekološkom okruženju.

Osnovne karakteristike ovog onlajn rešenja jesu da je:

• sigurnost podataka na nivou bankarskih transakcija – HTTPS protokol, enkripcija
• moguće pristupiti sa bilo kog mesta
• moguć online rad na dokumentima
• omogućeno elektronsko potpisivanje dokumenata
• usklađen sa ISO standardima
• moguće čuvanje svih verzija dokumenata
• omogućena napredna pretraga

Uštedite vaš novac i prostor, smanjite obimnu arhivu i prebacite papirnu dokumentaciju u elektronski oblik.

Ako želite da uvek budete korak ispred drugih i da iskoristite sve prednosti elektronske dokumentacije:

• ušteda radnog i skladišnog prostora
• niži troškovi arhiviranja, kopiranja i čuvanja dokumentacije
• zaštita od uništenja i zuba vremena
• lako skladištenje na različitim medijima
• lakša i brža pretraga elektronskih dokumenata
• mogućnost centralnog skladištenja za jednostavan pristup sa više računara

pogledajte kako jedan DMS izgleda, besplatno se registrujte i vidite kako sistem NetDokumenti radi u stvarnosti.

Kakva su vaša iskustva sa sličnim sistemima?